Управлять доступом и архивами

Для сотрудников органов власти и госучреждений

Архивы и права

Архивы задают организационный контур хранения, а права определяют, что можно делать с документами

В desktop-клиенте архивы показывают, где хранится документ в рамках организации или рабочего контура. Через них пользователь попадает к папкам, документам, участникам и, если роль позволяет, к операциям управления.

Когда нужен этот раздел

• Нужно объяснить разницу между каталогом архивов, конкретным архивом и общим списком документов.
• Нужно понять, почему пользователь видит участников, но не может ими управлять.
• Нужно показать, где заканчивается поиск и начинается управление доступом.

Три разных экрана

01

Архивы документов

Каталог архивов, к которым у сотрудника есть доступ.

02

Конкретный архив

Работа с папками, структурой и документами внутри одного контура хранения.

03

Все документы

Сквозной поиск по документам без показа папок и структуры.

Экран «Архивы документов»

Здесь пользователь видит:

• поиск по названию;
• фильтр по типу архива;
• показ архивированных архивов;
• переход к архиву;
• переход к списку участников;
• pin и unpin для пользовательских архивов.

Если роль это позволяет, дополнительно доступны:

• создание архива;
• редактирование;
• архивирование;
• восстановление.

Что происходит внутри конкретного архива

Внутри /scopes/:scopeId пользователь работает с папками и документами.

В зависимости от прав доступны:

• создание документа;
• создание папки;
• перемещение;
• архивирование;
• удаление.

WARNING

В текущем desktop не стоит описывать preview и download прямо из списка архива как главный рабочий сценарий. Надежнее открывать карточку документа.

Что такое «Все документы»

Это отдельный экран для сквозного поиска по всем архивам, к которым у пользователя есть доступ.

Он:

• не показывает папки;
• не заменяет структуру архива;
• ведет в карточку документа.

Фильтрация доступна по:

• статусу;
• типу;
• архиву;
• диапазону дат;
• сортировке;
• приоритету “мои / чужие”.

Участники архива

Страница участников не является строго admin-only.

Текущая модель такая:

• просматривать список участников может более широкий круг пользователей, у которых есть доступ к архиву;
• добавлять, удалять и менять роли могут только пользователи с canManageMembers;
• строка владельца read-only и не редактируется.

Где реально управляют доступом

На уровне архива

Через страницу участников архива управляют составом и ролями внутри самого архива.

На уровне документа

Если у пользователя есть специальное право, в карточке документа появляется отдельная панель доступа для работы уже с участниками документа.

Что не стоит обещать

Не описывайте как полностью готовые сценарии:

• рабочий preview из списка архива;
• рабочий download из списка архива;
• download из списка Все документы;
• полностью доведенные настройки архива из header-меню внутри scope browser.

Как объяснять ограничения пользователю

Если пользователь не может выполнить действие, проверяйте по порядку:

1. есть ли доступ к архиву;
2. есть ли право записи или управления в архиве;
3. есть ли отдельные права на сам документ.

Быстрые правила

• Архивы документов показывают организационный контур хранения.
• Конкретный архив нужен для работы со структурой.
• Все документы нужен для поиска по всему доступному набору материалов.
• Просмотр участников шире, чем управление участниками.
• Для действий по документу лучше переходить в карточку документа.