Отправить документ

Для сотрудников органов власти и госучреждений

Обмен документами

Внутриведомственная и межведомственная отправка строится вокруг документа и карточки корреспонденции

В desktop-клиенте есть два реальных сценария отправки: быстрый мастер для оперативного направления документа и composer для детальной служебной переписки с черновиком, ответом и вложениями.

Когда нужен этот раздел

• Нужно направить документ внутри своей организации или в другой орган.
• Нужно объяснить разницу между быстрой отправкой и перепиской с черновиком.
• Нужно понять, как документ связывается с карточкой письма и вложениями.

Два рабочих сценария

01

Fast Send

Кнопка «Отправить документ» запускает быстрый мастер для оперативной отправки.

02

Composer

Из карточки документа или письма открывается подробный сценарий служебной переписки.

03

Карточка корреспонденции

После отправки пользователь контролирует статус, документы и цепочку сообщений в карточке письма.

Быстрый мастер «Отправить документ»

Мастер запускается из левой панели по кнопке Отправить документ и состоит из трех шагов:

1. выбрать источник документа;
2. проверить документ;
3. выбрать получателей и отправить.

Скриншот добавить позже: Fast Send

• Нужен реальный мастер «Отправить документ».
• В кадре должны быть шаги выбора документа, проверки и выбора получателя.
• Желательно, чтобы были видны текущие подписи кнопок и государственный контекст отправки.

Новый документ

На первом шаге пользователь:

• задает название документа;
• выбирает архив;
• загружает файл.

На втором шаге документ можно:

• подписать сразу;
• либо отправить дальше через Пропустить подписание, если маршрут это допускает.

На третьем шаге выбирается получатель и маршрут отправки.

Уже существующий документ

В быстрый сценарий можно взять только документ, который:

• доступен на чтение;
• доступен на запись или принадлежит автору;
• находится в send-ready состоянии.

Во втором шаге для такого документа показывается проверочный экран с его статусом, архивом, автором и предпросмотром.

Когда нужен composer

Composer используйте в следующих случаях:

• нужно ответить на уже существующее письмо;
• нужно подготовить черновик;
• нужно дождаться подписания перед фактической отправкой;
• нужно собрать основной документ и дополнительные документные вложения.

Открывается он:

• из карточки документа через Отправить коллегам или Внешняя корреспонденция;
• из карточки письма для ответа или редактирования черновика.

Как устроена служебная переписка в composer

Получатели

Для внутреннего обмена:

• можно выбрать нескольких пользователей;
• все они отправляются как обычные получатели.

Для внешнего обмена:

• выбирается одна организация;
• затем один пользователь внутри этой организации.

В текущем UI не стоит обещать как готовый сценарий:

• cc и bcc;
• несколько внешних организаций в одном письме;
• несколько внешних пользователей в одном письме.

Документы письма

В письме всегда есть:

• один основной документ;
• дополнительные документные вложения при необходимости.

Система работает именно с карточками документов, а не просто с произвольными файлами без карточки.

Черновик и автоотправка

Если основной документ или вложения еще не доведены до send-ready состояния, вместо мгновенной отправки пользователь:

• сохраняет черновик;
• при необходимости включает автоотправку после подписи.

Это особенно важно для государственных маршрутов, где документ еще должен пройти подпись перед отправкой адресату.

Карточка корреспонденции

Скриншот добавить позже: карточка корреспонденции

• Нужен реальный экран карточки письма или служебной корреспонденции.
• В кадре должны быть основной документ, вложения и действия по письму.
• По возможности нужно показать цепочку сообщений или статус отправки.

Карточка письма показывает:

• основной документ;
• вложенные документы;
• связанные сообщения в цепочке;
• статус письма;
• действия по письму.

Что реально работает в действиях

Для черновика:

• Отправить;
• Редактировать;
• Удалить.

Для отправленного или полученного письма:

• Ответить;
• Отметить прочитанным;
• mute или unmute уведомлений.

Входящие и исходящие

Входящие

Раздел Входящие нужен, чтобы:

• открыть поступившее служебное письмо;
• прочитать тему и краткое содержание;
• открыть основной документ;
• открыть вложенные документы;
• перейти в связанную цепочку сообщений.

Исходящие

Раздел Исходящие нужен, чтобы:

• видеть отправленные письма и черновики;
• отслеживать статусы;
• открывать карточку письма;
• возвращаться к документу, который был направлен адресату.

Как документ связан с перепиской

В карточке документа есть блок Связанная корреспонденция. Он помогает понять:

• в какие письма документ уже входил;
• было ли это входящее или исходящее направление;
• какой статус у отправки;
• сколько дополнительных вложений шло вместе с документом.

Что важно помнить

• Быстрый мастер подходит для оперативной отправки служебного документа.
• Composer нужен, когда в процессе участвуют черновики, ответы, вложения и ожидание подписи.
• В карточке письма всегда есть один основной документ и опциональные документные вложения.
• Межведомственная отправка в текущем UI ограничена одной организацией и одним пользователем в рамках письма.